Office Manager/ Assistant Manager (F/H/X)

Chez Taylor River, on ne se contente pas de trouver votre prochain poste, nous vous proposons un accompagnement dans toute la mise en œuvre de votre projet professionnel. Partenaire de confiance pour votre carrière, nous vous conseillons dans votre réflexion et votre positionnement sur le marché. Grâce à notre méthode Activ-Link, nous vous offrons une expérience candidat en grande proximité, conclue par un coaching d’intégration de 8 mois pour vous assurer une prise de fonction optimale.

Voici ce que vous trouverez en arrivant :

• Une agence de communication française reconnue, forte d’une expérience de 20 ans sur plusieurs expertises métiers.
• Des équipes engagées à mettre au service des clients leurs connaissances, leur professionnalisme et leurs sensibilités.
• Une manager dynamique et accessible qui vous accordera sa confiance afin d’être soulagée sur certains points sensibles de gestion et d’organisation.

Sous le rattachement direct de l’associée en charge de la direction de création et du conseil communication, vous prendrez en charge la gestion commerciale et administrative de l’agence.

Pour ce faire, vos missions principales consisteront à :

1. Assurer la gestion commerciale et administrative avec le cabinet comptable :

• Préparer les appels d’offres pour contribuer à l’acquisition de nouveaux clients ;
• Editer les factures des différents services, suivre les contrats : renouvellements et facturations ;
• Réceptionner les factures fournisseurs et les traiter via les différents outils dédiés, gérer les relances (impayés clients) ;
• Garantir la transmission des éléments de facturation au cabinet comptable ;
• Transmettre de façon mensuelle toutes les informations liées à la vie administrative des collaborateurs, hormis les données financières (arrêt maladie, nouvelle embauche, collaborateurs sortants …) ;
• Réaliser les contrats des alternants et des stagiaires en lien avec les écoles et les organismes de formations (OPCO) et autres missions sociales.

2. Missions diverses d’assistanat :

• Assurer la gestion des moyens généraux en réalisant les commandes (fourniture, tickets restaurants…) ;  
• Gérer les réservations des transports (trains, taxis) et autres s’il y a lieu pour les associés ;
• Traiter les notes de frais des collaborateurs et des intermittents ;
• Être l’interface avec les différentes sociétés prestataires.

Cette description n’est pas limitative, elle prend en compte les principales responsabilités.

Vous brillerez chez notre client si vous justifiez d’au moins 7 ans d’expérience sur un poste vous ayant conduit à avoir le recul nécessaire pour gérer les priorités sur une fonction de bras droit de Manager.

Une bonne compréhension des mécaniques comptables est importante afin de communiquer régulièrement avec les comptables externes. Il est nécessaire d’avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et d’être à l’aise avec les procédures digitalisées.

Grâce à votre dynamisme, votre flexibilité et votre souplesse, vous disposez d’un très bon relationnel. Vous êtes à l’aise pour mettre des process dans une structure où l’informel domine. Vous savez faire preuve d’autonomie et de proactivité. Votre rigueur vous permet d’être sur plusieurs fronts à la fois.

Votre sens du service et des priorités,  combiné à votre esprit d’initiative fait de vous une personne fiable sur qui les associés peuvent compter au quotidien. C’est par votre bonne humeur et votre sens du service que vous deviendrez la personne incontournable de l’agence !

Ce poste peut évoluer vers des fonctions de RRH et/ou de management. 

Saisissez cette opportunité si vous souhaitez :

• Prendre un poste exposé en permanence aux associés mais aussi aux clients ;
• Être un pilier pour les équipes sur l’ensemble des sujets d’organisation et de gestion ;
• Travaillez au quotidien avec une Manager qui vous offrira rapidement de l’autonomie si vous en avez les compétences ;
• Contribuer au bon fonctionnement de l’agence.

Ce poste n’est pas fait pour vous si :

• Vous avez besoin de formalisme pour prendre votre place ;
• Vous n’aimez pas attacher d’importance aux détails qui font la différence ;
• Vous vous ennuyez avec les tâches administratives ;
• Vous avez du mal à cohabiter avec différentes personnalités et caractères.

Cette annonce vous fait envie, et vous pensez être la pépite que l’on recherche ? Envoyez-nous votre CV et découvrez notre process de recrutement :

Quelle que soit leur origine, toutes les candidatures que nous recevons sont centralisées. Nous consultons avec attention chacune d’entre elles, vous n’avez donc pas besoin de postuler via plusieurs réseaux.

1. Si votre parcours nous intéresse, nous vous appellerons rapidement. Ce premier entretien téléphonique peut durer entre quinze et vingt minutes. C’est une étape clef de notre travail de sélection. Il est important que vous soyez à l’aise pour discuter, n’hésitez pas à nous signaler si le moment de notre appel n’est pas idéal pour vous
2. Si vous avez passé cette étape, nous vous proposons de venir nous rencontrer lors d’un entretien de recrutement au cabinet (environ une heure et demie)
3. Ensuite, si tout s’est bien passé, vous rencontrerez l’entreprise qui nous a mandatés lors de deux ou trois entretiens. Le processus de décision sera rapide.
4. Vous avez été sélectionné.e et embauché.e par notre client, félicitations ! Notre relation ne s’arrête pas ici, loin de là : nous vous accompagnons dans les huit premiers mois de votre prise de poste avec notre coaching d’intégration.